業務効率化で仕事が早く終わっても、会社の利益は増えない？
システムを導入して、仕事が早く終わるようになった。その先は？
私たちは、アパレル企業向けの販売管理システムを開発・提供しています。
お客様にシステムをご提案する際、これまで当たり前のように使ってきた言葉があります。
「入力作業が減ります」
「集計時間を短縮できます」
「業務を効率化できます」
確かに、これらはシステム導入の大切な効果です。
しかし、最近ある疑問を持つようになりました。
「仕事が早く終わるようになったら、それだけで会社の利益は増えるのだろうか？」
今回は、システムを提供する私たち自身が改めて考えたい、業務効率化と企業の利益についてお話しします。
10人の仕事を8人分の時間でできるようになったら？
例えば、ある会社で10人の社員が日々の受発注処理や売上入力、在庫確認などの業務を担当しているとします。
そこに新しいシステムを導入して、これまで10人で行っていた仕事を、8人分の作業時間で処理できるようになりました。
これは大きな業務改善です。
では、会社の利益はどう変わるでしょうか。
社員を10人から8人に減らすのであれば、人件費の削減につながるかもしれません。
しかし、日本の多くの企業では、業務が効率化されたからといって、すぐに社員を減らすわけではありません。
長年働いてきた社員の雇用を守ることも、企業にとって大切な責任です。
そうなると、社員は10人のまま。
人件費も基本的には変わりません。
仕事を早く終わらせることができても、それだけで会社の利益が増えるとは限らないのです。
もちろん、残業時間が減ったり、ミスが減ったり、社員の負担が軽くなったりする効果はあります。
ただ、経営者の立場からすれば、もう一つ考えたいことがあるはずです。
「効率化によって生まれた時間を、会社の成長にどうつなげるのか？」
仕事を処理する能力が増えても、仕事そのものが増えるわけではない
ここには、もう一つの問題があります。
例えば、システムによって受注処理能力が2割増えたとします。
しかし、受注量が同じであれば、処理できる能力だけが増えることになります。
仕事を処理するスピードが上がっても、新しい仕事を獲得するスピードが同じように上がるとは限りません。
これは、システムの性能だけでは解決できない問題です。
どれだけ効率の良い仕組みを作っても、その能力を生かす仕事がなければ、売上や利益にはつながりにくいのです。
だとすれば、システム導入の目的を少し変えて考える必要があるのではないでしょうか。
社員を減らすのではなく、社員ができる仕事を増やす
例えば、営業担当者が毎朝1時間かけて売上データを集計していたとします。
BIツールという、データをグラフや一覧でわかりやすく表示する仕組みを導入すれば、その集計時間を大幅に短縮できるかもしれません。
では、空いた時間で何をするのでしょうか。
単純に作業時間が減ったというだけでは、会社の利益に結びつくとは限りません。
しかし、その1時間を使って、
- 売上が落ち始めている得意先へ連絡する
- 売れ筋商品の追加提案を行う
- しばらく取引のないお客様へアプローチする
- 新しい販売先を探す
といった仕事ができたらどうでしょうか。
これまで数字を集めるために使っていた時間を、売上を生み出すための時間に変えることができます。
システムが仕事を早く終わらせるだけでなく、人が新しい価値を生み出せるようにする。
これが、これからの業務改善で大切になる考え方だと思います。
アパレル企業なら、まだ売上につなげられる情報がある
アパレル企業の販売管理システムには、日々さまざまな情報が蓄積されています。
受注、売上、在庫、仕入、発注、生産。
これらの情報は、単に日々の取引を記録するためだけのものではありません。
例えば、得意先別の売上を分析すると、最近注文が減り始めているお客様が見つかるかもしれません。
商品別の販売状況と在庫を比較すれば、売れているのに在庫が不足している商品に気づくかもしれません。
反対に、在庫が多く残っている商品でも、販売先を変えることで売上につなげられる可能性があります。
こうした情報をシステムがわかりやすく提示すれば、営業担当者や商品管理担当者は、より具体的な行動を考えることができます。
例えば、
「この得意先は、先月から売上が落ちています」
「この商品は、販売ペースに対して在庫が不足しそうです」
「この店舗では売れていませんが、別の店舗では好調です」
といった情報が、担当者に届くようになったらどうでしょうか。
これまで気づかなかった販売機会を発見できるかもしれません。
大切なのは、データを表示することだけではありません。
その情報を使って、誰が、どんな行動を起こすのか。
そこまで考えて初めて、システムが利益を生み出す仕組みにつながっていくのだと思います。
システム投資の費用対効果も変わってくる
システム導入の費用対効果を説明するとき、よく使われるのが削減時間です。
例えば、毎日2時間の作業が削減できれば、年間で何時間削減できるのかを計算できます。
そこに時間当たりの人件費を掛ければ、金額に換算することもできます。
ただし、その金額がそのまま会社の利益になるとは限りません。
社員数も給与も変わらないのであれば、それは現金支出の削減ではなく、別の仕事に使える時間が生まれたということです。
では、その時間を使って新しい営業活動を行い、売上が増えたらどうでしょうか。
あるいは、欠品による売り逃しを減らすことができたら。
滞留在庫を減らし、値引き販売を抑えることができたら。
そうした成果も、システム投資の効果として考えられるはずです。
もちろん、システムを導入すれば必ず売上が増えるわけではありません。
人が行動し、その行動が成果につながることが必要です。
だからこそ、システムの導入と同時に、業務の進め方まで考えることが重要になります。
これから私たちが目指したいこと
私たち自身も、これまでシステムの機能や業務効率化を中心にご提案してきました。
しかし、これからは、その先にある経営成果まで考えた提案をしていきたいと思います。
作業時間を短縮できるだけでなく、その時間を何に使うのか。
蓄積されたデータを確認するだけでなく、どんな販売機会を発見できるのか。
さらに、BIツールやAIを活用して、問題の兆候を見つけ、次の行動を提案できる仕組みへと発展させていく。
そうした取り組みを、お客様と一緒に考えていきたいと思っています。
最後に
業務効率化は、決して無駄なことではありません。
人手不足への対応や社員の負担軽減、ミスの削減など、大切な役割があります。
ただ、企業が成長し続けるためには、効率化だけでは十分ではないのかもしれません。
これからは、システムによって生まれた時間を、売上や利益を生み出す仕事に変えていくことが重要だと考えています。
「10人の仕事を8人でできるようにする」のではなく、「10人のままで、これまで以上の価値を生み出せる会社にする」。
これが、私たちの目指したいシステム活用の姿です。
皆さんの会社では、業務効率化によって生まれた時間を、どのように活用していますか？
次回は、「社員を減らすためではない。売上を増やすためのシステム導入」をテーマに、さらに具体的な活用方法を考えてみたいと思います。
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